Klubbhåndbok for Hammerfest IF Stein

Denne klubbhåndboken skal svare på de viktigste spørsmålene om klubben, og gjøre det enkelt for deg å finne ut hva som gjelder. Klubbhåndboken er vedtatt av styret i Hammerfest IF Stein og omhandler bestemmelser og retningslinjer for drift av klubben. Vi gjør oppmerksom på at alle momenter rundt driften av vårt idrettslag ikke omtales i denne håndboken - i disse tilfeller vil klubbens daglige leder være første kontaktpunkt. 

Klubbhåndboken er vedtatt xx.xx.

Klubbinformasjon

Klubbnavn: Hammerfest IF Stein
Idrett: Fotball
Postadresse: Vestisveien 1
Epostadresse: [email protected]
Internettadresse: hifstein.no
Org.nummer: 971405600

Vår visjon

Hammerfest IF Steins visjon er For Hammerfest. Dette er retningsgivende for vår aktivitet og en retningsgiver for våre valg og våre handlinger. Gjennom For Hammerfest har vi tydeliggjort vår rolle og vår betydning for Hammerfest-samfunnet - dette forplikter. Dermed skal våre valg og vår ledestjerne være å skape et attraktivt Hammerfest for oss som bor og lever her. 

Vår misjon

Vår misjon er «For øyeblikkan vi skape i lag». Vi ønsker å fremme de små og store øyeblikkene som skjer i vårt idrettslag hver eneste dag, fordi vi mener disse betyr noe. Resultater er ikke det viktigste for oss, det er øyeblikkene – både de positive og de negative. Dette er med på å forme våre fotballspillere og gjøre oss robust både for neste kamp og livet forøvrig.

Våre verdier

Hammerfest, du er vår, byen som vi aldri glemmer.
Som vi dypt i hjertet gjemmer, hvor vi enn i verden går.
La oss slå om den en kjede, skape fremgang, gode kår.
Gi den styrke, skjønnhet, glede, byen vår.

I det siste verset i Hammerfest-sangen har vi funnet våre verdier. Fremgang, styrke og glede er vårt verdigrunnlag. Disse skal hjelpe oss å skape et godt miljø, hvor vi tar vare på hverandre. En klubb hvor vi tar ansvar for egen fremgang, hvor vi finner styrke i med- og motgang og hvor vår aktivitet skaper glede for alle innbyggere i Hammerfest.

Organisasjonsplan

Årsmøte: Årsmøte er Hammerfest IF Stein øverste myndighet og legger grunnlaget for klubbens virksomhet. Årsmøte skal avholdes innen utgangen av mars og sakslisten skal være i tråd med vedtatt lov. Årsmøte behandler blant annet årsberetning, regnskap, budsjett, organisasjonsplan, fastsettelse av kontingent, valg og innsendte saker.

Valgkomite: Valgkomiteen velges av årsmøte etter innstilling fra styret. Komiteen består av leder og to representanter. Valgkomiteen innstiller til tillitsverv som velges på årsmøte. Innstillingen skal være sendt ut minst 1 uke før årsmøte.

Kontrollkomite: Kontrollutvalget  består av to medlemmer. Kontrollkomiteen skal kontrollere at styret utfører oppgaver i henhold til organisasjonens lov. Kontrollutvalget avgir beretning til årsmøtet – og deres konklusjon hvorvidt styret har utført de oppgaver de er tillagt. Økonomisk kontroll foretas av engasjert revisor og revisjonsberetning legges ved saksliste til årsmøte.

Styret: Styret består av 9 styremedlemmer og 1 varamedlem og er den høyeste myndighet mellom årsmøter. Skal påse at idrettslagets formål ivaretas og at klubbens virksomhet og økonomistyring er forsvarlig. Styret opererer i en akse fra drift til strategisk planlegging.

Daglig leder: Koordinerer og administrerer klubbens daglige drift, som styremøter, økonomi, ansatte, medlemsoppfølging og kommunikasjon. Arrangere og koordinere klubbens arrangementer, planlegging, oppfølging, struktur og dugnad. Utvikle klubbens markedsarbeid, innhenter og fremforhandle sponsor og samarbeidsavtaler. Håndtere logistikk rundt påmeldinger til seriespill, bortekamper, transport og overnatting.

Administrasjon: Ledes av klubbens til enhver tid ansatte daglige leder. Ansvarsområder følger arbeidsbeskrivelse. Skal skape de beste rammebetingelsene og forutsetningene for klubbens sportslige tilbud. Skal koordinere og administrere klubbens fire fokusområder – drift, logistikk, arrangementer og marked.

Drift. Klubben skal sikre en bærekraftig og økonomisk drift, bygge klubb og sikre god intern og ekstern kommunikasjon.

Arrangement. Arrangementer er viktig inntektskilde for klubb, det skaper synlighet og omdømme og det krever struktur, koordinering og administrering.

Marked. Det utvikler klubbens markedspotensialet, det skal skape merverdi for sponsorer og det finansierer vår aktivitet.

Logistikk. Planlegge kamper, turneringer og aktiviteter, reiser, transport og overnatting for lag og kontroll og styring.

Sport: Ledes av klubbens til enhver tid utpekte sportslige leder. Styret gjennomfører ansettelsesprosessen av SL og foretar formell ansettelse. Daglig leder har personalansvaret. Faglig ansvar har styret. Hammerfest IF Stein har per 2025 ikke en ansatt i stillingen som SL. Arbeidsoppgaver gjøres dermed på dugnad.

Ansvarsområder følger arbeidsbeskrivelse. Lede og koordinere klubbens sportslige utvikling gjennom vedtatt sportsplan for å sikre flest mulig, lengst mulig, best mulig. Lede og styre klubbens sportslige utvalg, trenerforum og klynger.

Barn og unge. Lag i alle aldre og kjønn fra 6-17 år. Lagene skal bestå av minimum to trenerer, og en lagleder. Lagene skal følge vedtatt sportsplan og følges opp av SL.

Senior. Lagene består av A-lag/rekrutt for herre og dame. Lagene skal ha hovedtrener og ass. trener og rekrutt-trener. Styret ansetter dame- og herretrener. Sportslige vurderinger gjøres av SL og rapporteres styret.

Dommere. Skal ha en dommerkontakt. Klubben skal ha nok dommere med god kompetanse. SL har sammen med dommeransvarlig ansvar for oppfølging

Trenere. Organiseres gjennom seks ulike trenerklynger. Våre trenere skal ha gjennomført nødvendige kurs. Skal jevnlig følges opp av SL og inngå i nettverk på tvers av lag.

Sportslig utvalg. Fungerer som et rådgivende organ for sportslig leder. Skal være et diskusjonsfora for fotballrelaterte spørsmål med kontinuerlig fokus på måloppnåelse i sportsplan. Sportslig utvalg ledes av sportslig leder, og består av minimum to eksterne kandidater, og representanter for seks ulike trenerklynger.

Økonomi: Organisasjonen skal ha et særskilt fokus på økonomisk bærekraft. Dette gjennom kontroll, oppfølging, attestering og rapportering. Det er for en periode ansatt en regnskapsmedarbeider i 20 % stilling med ansvar for bilagsføring, rapportering og årsregnskap. Klubben skal organisere økonomien gjennom fire hovedpilarer; inntekter, utgifter klubb, utgifter sport barn og utgifter sport senior. Er grunnmuren i vår klubb på plass, kan vi utvikle det sportslige tilbudet og innholdet.

Stillingsoversikt. Ansettelser er avhengig av budsjetterte midler.

·         100 % daglig leder

·         20 % økonomimedarbeider (inntil videre) er underlagt daglig leder.

·         Funksjoner i hht vedtak og budsjett

Årsmøtet

Årsmøtet er klubbens høyeste myndighet og avholdes hvert år i innen utgangen av mars. Årsmøtets oppgaver er nærmere beskrevet i klubbens lov. Der fremgår det også hvordan årsmøtet skal innkalles.

For å ha stemmerett og være valgbar må et medlem ha fylt 15 år, vært medlem i klubben i minst én måned og ha betalt kontingent.

Innkalling til årsmøtet annonseres på klubbens hjemmeside.

Årsmøtet legger grunnlaget for klubbens virksomhet og styrets arbeid. Alle som ønsker å være med på å bestemme hva klubben skal gjøre, og hvordan den skal drives, bør delta på årsmøtet. Protokollen fra årsmøtet legges ut på klubbens hjemmeside.

Styret

Styret er klubbens høyeste myndighet mellom årsmøtene. Noen saker kan ikke styrebehandles, men må behandles av årsmøtet. Det gjelder saker som fremgår av lov for Hammerfest IF Stein, og saker som er av ekstraordinær karakter eller av betydelig omfang i forhold til klubbens størrelse og virksomhet. Dersom styret er i tvil, bør saken opp på årsmøtet.

Lovpålagte oppgaver for styret:

- Sette i verk årsmøtets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak
- Påse at idrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsvarlig måte, i samsvar med de vedtakene som er fattet på årsmøtet eller i et overordnet organisasjonsledd, og sørge for at idrettslaget har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen og en forsvarlig økonomistyring
- Etter behov oppnevne komiteer, utvalg eller personer for spesielle oppgaver og utarbeide mandat/instruks for deres funksjon
- Representere idrettslaget utad
- Oppnevne en som er ansvarlig for politiattester

Andre viktige oppgaver:

- Planlegge og ivareta lagets totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap
- Påse at idrettens retningslinjer for aktiviteten i idrettslaget blir fulgt
- Stå for idrettslagets daglige ledelse
- Arbeidsgiveransvar for eventuelle ansatte
- Legge frem innstilling til årsmøtet på kandidater til valgkomité
- Oppnevne to personer som i fellesskap skal disponere idrettslagets konti
- Oppnevne eller engasjere regnskapsfører
- Lage årsberetning fra styret til årsmøtet
- Oppdatering av klubbhåndboka

Styrets arbeid

Styret i Hammerfest IF Stein møtes ca. 6-8 ganger i løpet av et år. Styremøtene holdes i Vår Energi Arena og ledes av styreleder. 

Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Styremedlemmene plikter å respektere et styrevedtak, selv om det er fattet mot vedkommendes egen stemme.

Styremøter kan avholdes per e‑post eller per telefon, se lovnorm § 10. Det skal alltid føres protokoll fra styremøtene.

Hvert styremøte bør innledningsvis starte med spørsmål om det foreligger mulig inhabilitet i noen av sakene, og behandlingen av inhabilitet skal alltid protokolleres. Om inhabilitet, se lovnorm § 9.